Cómo archivar facturas y documentos

El almacenamiento y organización de facturas y documentos es una tarea clave tanto para el hogar como para la oficina. Ya sea que elijas un enfoque más tradicional en papel con almacenamiento físico que te permita tener todo más a mano, o prefieras aprovechar las nuevas soluciones de digitalización, tener un sistema eficiente te ayudará a evitar la pérdida de información y mejorar la gestión diaria de tus documentos. Sin embargo, combinando ambos, lograrás una gestión óptima de tus archivos. 

Importancia de organizar correctamente facturas y documentos 

Tener un sistema organizado para archivar documentos es esencial para controlar gastos, contratos y recibos, tanto en el trabajo como en casa. Esto no solo facilita el cumplimiento de obligaciones fiscales, sino que también permite acceder rápidamente a la información. Además, llevar una buena gestión te protege contra la pérdida o daño de documentos, mejorando la facilidad de búsqueda y recuperación de información. Esto se traduce en decisiones más rápidas y ágiles tanto en proyectos como en el día a día. 

Métodos para organizar archivos físicos 

El almacenamiento físico sigue siendo indispensable para la mayoría de empresas y hogares. Utilizando herramientas como archivadores, carpetas y organizadores de escritorio, es posible crear un sistema que mantenga tus documentos organizados de una forma intuitiva y visual. 

Ventajas del archivo en papel 

• Acceso inmediato: no necesitas depender de dispositivos electrónicos o conexión a Internet. 
• Material tangible: algunas personas prefieren trabajar con archivos en papel que puedan manipular fácilmente. 
• Conformidad legal: algunas entidades aún requieren la presentación de documentos físicos, como contratos firmados o facturas originales. 
• Simplicidad: en la actualidad existen múltiples materiales de clasificación del papel que facilitan la organización ayudando a mantener el orden e implementar nuevos sistemas de gestión. 

Cómo archivar informes en papel 

Para archivar de manera funcional, se requiere un enfoque estratégico que garantice que los documentos sean accesibles y estén bien estructurados. A continuación, te ofrecemos algunos consejos prácticos que pueden ser útiles para optimizar este proceso: 

• Organiza por categorías: agrupar facturas e informes en categorías, y también subcategorías para grandes volúmenes mejora la accesibilidad, para ello puedes utilizar separadores y etiquetas en tus archivadores o carpetas. 
• Orden cronológico: ordena las facturas cronológicamente para un seguimiento claro de pagos pendientes y fechas de vencimiento. Utiliza una agenda o bloc de notas para registrar las fechas importantes. 
• Sistema de numeración: asigna un número a cada carpeta y lleva un registro en un cuaderno para localizarlos rápidamente y evitar duplicados. 
• Establece una rutina de organización: programa periodos específicos, semanales o mensuales, para archivar nuevos documentos y evitar la acumulación y duplicados. 
• Rotulación clara: nombra carpetas, archivadores y compartimentos con títulos legibles utilizando rotuladores permanentes o post-its para identificar rápidamente los contenidos.  
• Espacio: designa un espacio específico en tu hogar u oficina, como una estantería, cajón o bandeja de sobremesa, para tener la información siempre al alcance. 
• Protección de documentos: si bien el desgaste del papel es inevitable con el tiempo, puedes usar cajas de cartón o sobres para reducir la humedad y fundas plásticas para proteger documentos y facilitar su consulta sin necesidad de sacarlas.  

Implementar estos consejos te permitirá tener un archivo físico más organizado, funcional y duradero. 

Desafíos del archivo físico 

Aunque el almacenamiento en papel es recomendable y seguro, si no llevas una buena gestión de tus archivos puede presentar algunos inconvenientes como: 

• Desgaste: con el paso del tiempo los documentos en papel pueden deteriorarse si no se almacenan correctamente. 
• Espacio: Los archivos en papel ocupan espacio, lo que puede ser un desafío en oficinas o hogares muy pequeños. 
• Dificultad para buscar documentos específicos: sin una buena organización, puede resultar complicado localizar un archivo entre muchos otros. 

 Métodos para organizar archivos digitalmente 

La digitalización es una solución moderna que facilita el acceso a archivos al escanear documentos y almacenar facturas electrónicamente. Gracias a impresoras multifunción y aplicaciones de escaneo para móvil es más sencillo digitalizar tus informes. 

Ventajas del archivo digital 

• Ahorro de espacio: no requiere estanterías ni cajas.
• Portabilidad: almacenar documentos en dispositivos pequeños, como pendrives o tarjetas SD, o servicios en la nube para poder acceder desde cualquier tipo de equipo informático. 
• Compartir archivos: la digitalización permite compartir documentos fácilmente entre dispositivos, evitando la necesidad de transportarlos. 

Cómo almacenar informes digitalmente 

Para un almacenamiento digital eficaz, sigue estos pasos: 

• Escanear documentos: utiliza una impresora multifuncional o aplicaciones específicas para escanear tus papeles y convertirlos en documentos PDF sin perder calidad. 
• Organización en carpetas digitales: crea una estructura de carpetas bien definida en tu ordenador para organizar tus archivos por años, meses o tipo de documento. 
• Uso de dispositivos externos: guarda copias de seguridad en tarjetas SD, MicroSD o pendrives para mantener el acceso incluso cuando no tengas conexión a internet. 
• Copia de seguridad: Asegúrate de realizar backups periódicos en discos duros externos para evitar la pérdida de información. 

Una vez tienes tus documentos en PDF, es muy rápido y sencillo volver a disponer de ellos en papel y más si imprimes con nuestro servicio de copistería.